Как автоматизировать свой бизнес и уехать на Мальдивы

14 Мар. 2018

Предприниматель — будь то амбициозный энтузиаст-новичок или бывалый «морской волк» мечтает выйти из рутинной ежедневной деятельности и высвободить немного драгоценного времени для новых проектов и активного отдыха. Сегодня мы попробуем сделать шаг с этом направлении. А поможет нам в этом Сергей Ширяев — наш заказчик, консультант по системам качества и основатель компании по производству модульных грилей «Большой Папа».

Зачем предприниматель участвует в оперативных совещаниях, постоянно контролирует процессы, работает над повторяющимися ошибками сотрудников? В конце концов, начальник должен думать о стратегии и направлении развития, а не выяснять почему у Ильи Петровича из отдела продаж не работает CRM-система. Есть три базовых элемента, грамотно выстроив которые, предприниматель может смело дистанцироваться от оперативной деятельности:

1. Подбор сильной команды

2. Стандартизация всех бизнес-процессов

3. Постановка целей для каждого бизнес-процесса и периодический контроль.

1. Подбор сильной команды

Сильная команда — профессиональная и самостоятельная, в которой сотрудников не нужно заставлять делать работу, за которую им платят. Собрать такую сложно. Важно начать с понимания ценностей нанимаемых ведущих менеджеров и управляющих. Затем сопоставить их убеждения с задачами вашего бизнеса. Идеальная картинка – когда личные ценности сотрудника совпадают с ценностями организации.

Например, ваша компания занимается организацией экспедиционных туров в экзотические уголки планеты. Тогда кандидат, личной целью которого является кругосветное путешествие, на 80% ваш человек. Он может выступать в качестве организатора и координатора этих туров, будет делать всё, чтобы поездка состоялась и не станет жаловаться на командировки.

Вот несколько вопросов, позволяющих произвести «разведку» ценностей кандидата:

Что для вас важно в работе?
Какой клиент для вас самый лучший?
В каком коллективе вы бы хотели работать?
Опишите идеального для себя руководителя.
Опишите идеальное для себя место работы.
Расскажите о своем самом успешном проекте и т.д.
Чем вы занимаетесь на текущей работе?
Как получается?
Насколько давно это делаете?
А зачем вы это делаете?
Искренне интересно, что это вам дает?

6. Как бы вы определили, что такое успешный специалист?

Найдя правильного кандидата вы сможете избавиться от львиной доли текущих вопросов. Если вы попали в ценности сотрудника, срабатывает эффект внутренней самомотивации, работник будет решать все возникающие вопросы самостоятельно.

Вы никогда не сможете выйти из замкнутого круга рутины, если не уделите должное внимание построению сильной и самостоятельной команды. Да, хорошие управленцы стоят дорого. Но вы каждый день выплачиваете эту цену своим временем и упущенными выгодами от нереализованных проектов.

2. Систематизация бизнес-процессов

При отсутствии чёткой картинки того, что происходит в компании, собственник вынужден управлять делами на событийном уровне. То есть постоянно вмешиваться в какие-то форс-мажоры, хаотичные и случайные события. В действительности это не случайность, а результат отсутствия системы и плана реагирования. Если в компании есть чёткий план действий, описывающий методы реагирования и взаимодействия при наступлении определённой ситуации, предприниматель может не вовлекаться в эту деятельность. Когда на стене висит план эвакуации, резко снижается потребность в харизматичном лидере, которые сориентируется, остановит панику, всех организует и героически выведет из огня.

Начнём с понятий. Что же такое бизнес-процесс? Это отдельно взятый набор действий, направленный на формирование продукта или услуги для потребителей. Причем потребителем может выступать как ваши клиенты, так и отдельно взятые сотрудники или подразделения организации (например, отдел аналитики готовит отчёт для совещания отдела продаж). У каждого бизнес-процесса — это важно! — есть 1. вход и выход 2. владелец процесса 3. ресурсы 4. чёткая цель (результат).

На этой примитивной схеме мы видим процесс автоматической мойки посуды. На входе у нас имеется грязная посуда, которая преобразуется в чистую — на выходе. В качестве ресурсов здесь выступают вода, моющее средство и электричество. Домохозяйка в данном случае является Владельцем данного процесса, отвечающая за его правильное функционирование.

Точно также и в бизнесе. Первое с чего нужно начать – это «нарисовать» то, что происходит в вашей компании. Для построения карты процессов существует несколько методик, о которых написано множество материалов, и мы не будем на них фокусироваться в рамках данной статьи. Приведу лишь пример готовой карты процессов стандартной производственной компании, в которой присутствуют:

основные процессы (создающие добавленную стоимость)
вспомогательные (предоставляющих ресурсы для функционирования основных процессов)
управляющие процессы (необходимые для своевременного контроля и координации)

Далее необходимо определить цели для каждого процесса и периодичность их анализа. Я рекомендую ставить цели по принципу SMART

Затем нужно по каждому процессу назначить ОДНОГО ответственного. Именно он будет тем капитаном, который поведет свою команду к достижению целей своего отдельно взятого процесса.

Построение карты процессов — не дело рук одного человека, а командная работа, когда ключевые сотрудники вовлечены в процесс и имеют возможность высказать свою точку зрения. Практика показывает, что цели, «спущенные сверху» приживаются гораздо менее труднее, чем цели, инициированные самими сотрудниками и «отфильтрованные» руководителем в формате живого обсуждения.

3. Регламентирование

Следующим этапом систематизации бизнес-процессов является регламентирование. Для этого берёте отдельный процесс и производите декомпозицию. То есть раскладываете его на мелкие составляющие. Вот так может выглядеть декомпозиция процесса «Обработка входящей заявки» в рамках бизнес-процесса «Продажи».

Следом регламентируйте каждый блок. Например, взяли блок «Зарегистрировать звонок» и по нему написали чёткую и понятную инструкцию, в которой указаны все шаги, который должен сделать менеджер по продажам при получении входящего звонка, ссылки на скрипты продаж, планы реагирования и так далее. Я также рекомендую больше визуализировать данные инструкции, что значительно упрощает процесс усвоения.

Кажется, что рутины стало еще больше, чем до того, как вы приступили к оптимизации бизнес-процессов? Но эти самые инструкции и планы реагирования и избавляют собственников и руководителей от лишнего вмешательства.

Заключительный этап: масштабное обучение сотрудников всех уровней организации. Причем это обучение также должно стать системным процессом как для новых сотрудников, так уже существующих.

Вишенка на торте

Последним базовым элементом, на котором строится систематизация деятельности компании является контроль. Собственнику необходимо лишь чётко определить в каком формате он будет контролировать выполнение поставленных целей для каждого бизнес-процесса. Кому-то достаточно 2-3 часов в месяц для совещаний с топ-менеджментом, кто-то посвящает этой деятельности 1-2 дня в неделю.

Уверен, что внедрив эти инструменты, собственник гарантированно высвободит свое время и энергию. И лучше потратить месяц на создание работающей системы, чтобы сэкономить себе тысячи часов жизни, чем хаотично двигаться в рамках рутинной работы, рассеивающей вашу энергию.

Сергей Ширяев,

консультант по системам качества,

основатель компании по производству

модульных грилей «Большой Папа».

Рубрики: Гости