7 стратегий, чтобы лучше делегировать и больше успевать

3 Окт. 2019

Вне зависимости от того, лидер ли вы команды, предприниматель или занимаете руководящую должность, делегирование является ключом к максимизации вашей продуктивности, чтобы сохранить рассудок на фоне всех этих дедлайнов и переработок. Проблема в том, что многие руководители не знают, как делегировать эффективно или готовы делать это только в случае крайней необходимости.

Делегирование задач — это навык. И как любой навык, его можно освоить и развить со временем. Применяйте на практике эти 7 стратегий делегирования и увидите, как возрастёт продуктивность вашей компании.

1. Научитесь отпускать

Научитесь отпускать. Самая большая проблема большинства новоиспечённых лидеров и боссов в их неспособности отпустить свою работу. Иногда они настолько преданы выполнению своих обязанностей, что не позволяют другим людям помочь. В другой ситуации они опасаются, что никто больше не имеет способностей и навыков, чтобы эффективно выполнить эту работу.

Вне зависимости от ситуации вашим первым приоритетом должно стать умение отпускать. Начните с малого, делегируйте только пустяковые задачи и постепенно продвигайтесь вверх. Узнавайте лучше вашу команду и развивайте доверие между вами и коллегами. Делайте маленькие шаги, зная, что в конечном итоге вам придётся отпустить свою работу, если вы хотите, чтобы ваша команда была успешной.

2. Создайте устойчивую систему приоритетов

Как часть процесса, начните развивать систему приоритетов задач. Конечно, эта система будет варьироваться в зависимости от вашего опыта, вашей отрасли и типов задач, с которыми вы обычно имеете дело, но создайте по крайней мере 4 категории, по степени усилий, требуемых для выполнения задачи, и уровня мастерства. Задачи высшей категории сложности вы оставляете себе, а на все низкоквалифицированные работы должны быть назначены другие. Трудоёмкость задачи — это ещё один критерий для того, чтобы понять, какие задачи стоит делегировать. Например, переложив на кого-то ответственности за задачу, требующую многих усилий при низкой квалификации, вы сэкономит много времени.

Система приоритетов поможет понять природу ваших повседневных задач и делегировать эффективнее.

3. Играйте на сильных качествах работников

Будучи лидером вы должны изучить особенности ваших друзей по команде. Вы должны знать сильные и слабые стороны каждого, включая его текущий и потенциальный диапазон навыков. Делегируя, взгляните на свою команду и поручите работу тому, кто имеет больше соответствующих навыков для этой задачи. Это выглядит как очевидный выбор, но многие начальники вместо этого делегируют полномочия тому, кто имеет меньше занят или наиболее удобен.

Также важно быть последовательным. Делегирование задач одного типа конкретному сотруднику в конечном счёте прокачает его умение решать такие задачи.

4. Всегда пишите инструкции

Даже если процесс выполнения задачи кажется вам очевидным, обязательно добавляйте инструкции к каждому поручению. Если у вас есть предпочтения относительно того, как именно должно быть выполнено это задание, упомяните это. Если у вас есть строгий срок или контрольные точки, со всей ясностью сообщите и о них.

Детальное ТЗ и простые инструкции с самого начала поможет избежать сложностей в коммуникации и позволит эффективно выполнять ваши задачи. Это активная стратегия, которую вы и ваши сотрудники по достоинству оцените.

5. Не бойтесь передавать навыки

Если в вашей команде нет человека, способного выполнить определенную задачу из вашего списка дел, это не означает, что работа не может быть делегирована. Большинству навыков можно обучить, некоторые осваиваются проще, чем другие некоторым легче, чем другие, — так что не бойтесь обучать в рамках процесса делегирования.

Хотя выполнение первых нескольких задач займёт больше времени, чем сэкономит (поскольку вам нужно будет обучить выбранного сотрудника), считайте это инвестицией. Передавая эти навыки, вы сделаете возможным передачу всех подобных задач этому человеку в будущем. В конечном счёте вы сэкономите больше времени, чем потратили на обучение.

6. Доверяй, но проверяй

Позвольте вашему подчинённому выполнить задачу так, как он считает нужным. Однако не бойтесь время от времени вмешиваться и проверять, что всё продвигается по плану. Например, если неделю назад вы отдали поручение, а результат должен быть готов завтра, отправьте короткое письмо, чтобы убедиться, что у исполнителя не возникло никаких помех.

Это способствует укреплению доверия и уважения в вашей команде и помогает предотвратить сложности в общении и понимании.

7. Вам нужна обратная связь

Используйте обратную связь, чтобы развивать навык делегирования. Обратная связь является наиболее важной частью процесса, и она работает в обоих направлениях. Если ваши работники хорошо справились с поставленной задачей, дайте им знать, публично поблагодарив их, искренне похвалите. Если они потерпели неудачу, не бойтесь дать конструктивную критику.

Со своей стороны, предложите сотрудникам поделиться мыслями о том, как вы делегируете. Это отличная возможность для вас понять предоставляете ли вы достаточно информации и назначаете ли нужных людей на задачи.
Делегирование не всегда легко, и это не всегда понятный процесс, но чем раньше вы начнете, тем быстрее наработаете нужный опыт, чтобы делать это эффективно. Осознайте, что процесс никогда не будет совершенным, но учитесь на своем опыте и вносите постоянные коррективы для улучшения.

Источник: Jayson DeMers, "7 strategies for delegating better and getting more done"

Рубрики: Полезное