👣 8 этапов успешного делегирования

Часто делегирование воспринимается просто как передача задания с припиской «Всё, до дедлайна». Если речь о штатном сотруднике, то такой подход, худо-бедно, но работает. А что, если вы ищете исполнителя со стороны, на фриланс-бирже? 

Сегодня расскажем, как наиболее эффективно передать задачу фрилансеру, чтобы получить именно тот результат, который вам нужен.

1. Принятие решения

Многие могут подумать, что это и не этап вовсе. Но нет, осознание необходимости передать работу другому исполнителю — уже начало продуктивного сотрудничества. Вот причины, почему делегировать вам стоит, даже если кажется, что быстрее сделать все самому:

• Профессионализм. Фрилансер – это, как правило, специалист узкого профиля. Он знает нюансы рынка, владеет нужными инструментами и, возможно, уже делал сотню подобных задач. Вы же можете просто «уметь». Разница, как говорится, налицо.
• Новый взгляд. Вы делаете работу хорошо, но со временем взгляд замыливается и не видит очевидных вещей. Фрилансер со стороны способен подкинуть неочевидные, но крутые идеи.
• Время. Это вообще самое главное! Вы, скорее всего, очень заняты. Отдав заказ фрилансеру вы освободите себя для более стратегических, важных и дорогих задач. 

2. Оценка решения и рисков. Что может пойти не так? 

Приняли решение делегировать? Теперь давайте немного побоимся. Чего обычно боятся заказчики, передавая задачу на аутсорс?

• «Он не поймёт!». Классика жанра — думаете, никто не поймет вашу мысль так, как вы сами.
• «Сделает некачественно!». Страх получить халтуру вместо шедевра.
• «Сорвет сроки!». Ооо, это прямо ночной кошмар любого заказчика.

Да, такие риски есть всегда. Но предвидеть и минимизировать их можно, если правильно подготовиться. 

3. Подготовка: составление ТЗ

Это, пожалуй, самый нудный, но самый важный этап. Не жалейте времени на него. Хорошее техническое задание – 90% успеха. 

Что должно быть в нём:

• Описание задачи. Максимально подробно опишите, что нужно сделать, какой результат вы ожидаете?
• Цели и задачи. Что надо достичь этой работой? Главная идея задуманного. Например, задумали вы создать фирменные стикерпаки для своего магазина. Целью будет не просто «создание прикольного дизайна», а «привлечение внимания к блогу о фермерских продуктах».
• Целевая аудитория. Для кого делается продукт? Это особенно важно, если речь про контент, дизайн и т.п.
• Требования к результату. Формат файлов, размер, разрешение, стиль, цветовая палитра и т.д. 
• Сроки. Должны быть чёткие и реалистичные.   
• Бюджет. На что рассчитывать исполнителю.
• Дополнительная информация. Материалы, которые нужно использовать, примеры, референсы, доступы (если нужны).  

4. Поиск и выбор исполнителя

ТЗ готово, задание размещено, как же теперь из кучи заявок выбрать подходящего фрилансера, на что обратить внимание? 

• Портфолио. Соответствует ли стиль и уровень работ вашим ожиданиям? 
• Отзывы и рейтинг. Что говорят другие заказчики? Как исполнитель ведёт себя в процессе работы и при возникновении проблем?
• Опыт. Релевантен ли его опыт вашей задаче? Делал ли он что-то подобное раньше?
• Скорость и адекватность ответа. Как быстро и по делу фрилансер отвечает на ваши вопросы? Это много говорит о его организованности.

5. Последние штрихи 

После того, как вы уже готовы утвердить понравившегося исполнителя, убедитесь, что он точно понял, что от него требуется. Задайте вопросы, которые выявят возможные недопонимания. На этом этапе могут всплыть моменты, которые вы упустили в ТЗ, или которые фрилансер понял иначе.

6. Контроль

Делегировать – это не значит «передать и забыть». Установите промежуточные этапы. Договоритесь с исполнителем заранее о том, как часто и в какой форме вы будете обмениваться информацией. Цель контроля – не микроменеджмент, а своевременное выявление и исправление возможных отклонений от плана. Ваша задача – убедиться, что работа идёт по плану и в нужном направлении, а не стоять над душой с лупой.

7. Проверка и принятие работы

Когда фрилансер сдал работу, внимательно ее проверьте на соответствие брифу и обозначенным ожиданиям. Если есть необходимость в доработках, четко и понятно сформулируйте, что именно нужно изменить:

⛔ «ну, что-то не то»

⛔ «вот этот абзац неудачный, перепишите, пожалуйста»

👍 «нужно изменить цвет кнопки на синий»

👍 «текст в этом блоке надо сделать короче в два раза». 

8. Обратная связь

Этот этап часто упускают, а зря. После того как вы приняли задание, дайте исполнителю обратную связь. Напишите отзыв! Он нужен и самому фрилансеру, и другим его будущим заказчикам. Поблагодарите за хорошо выполненную работу, отметьте сильные стороны. Если были недочёты, объясните, в чем они заключались и как их можно избежать в будущем (как правильно критиковать мы, кстати, рассказывали недавно). Обоснованные, тактичные замечания помогут исполнителю исправить свои ошибки в дальнейшем. Это особенно важно, если вы планируете продолжать с ним сотрудничество.  

В зависимости от сложности задачи схема может немного варьироваться, но сам процесс плюс-минус одинаковый. Конечно, если вам нужно просто перепечатать текст с одной страницы или найти дешёвый авиабилет, то и нет необходимости следовать этой схеме. Но если речь идет о более масштабном проекте – разработке сайта, написании статей, создании сложного дизайна или маркетинговой стратегии – правильная последовательность делегирования поможет вам получить отличный результат и не разочароваться.